Slettepolitik

Sidst opdateret den 15. november 2022 kl. 11.30

1. Sletning af personlige oplysninger

Hvis du ønsker at få slettet din data hos os, skal du sende en mail til info@freetrailer.dk. Vi vil herefter bekræfte modtagelsen og slette din data.

Det er dog ikke alt vi kan slette jf. Bogføringsloven §10. Vi er forpligtet til at gemme dit fulde navn og din adresse i 5 år.

Vi opbevarer ikke dine kortoplysninger.

2. Overordnede retningslinjer for sletning

Formålet med denne slettepolitik er at bidrage til at fastsætte og oplyse om de konkrete slettefrister, som Freetrailer Danmark ApS (”Freetrailer”) anvender for de forskellige typer af personoplysninger, som Freetrailer måtte indsamle og behandle.

Som dataansvarlig i forhold til indsamlingen og behandlingen af de personoplysninger, som denne slettepolitik omhandler, skal Freetrailer indføre retningslinjer for, hvornår disse personoplysninger slettes.

Sletning af personoplysninger skal forstås sådan, at de fjernes fra Freetrailers både fysiske og digitale arkiver og opbevaring, således at Freetrailer ikke længere har mulighed for at behandle dem. Slettede personoplysninger skal således slettes fuldstændigt fra alle de medier, hvorpå de måtte være lagret, og de pågældende personoplysninger må ikke kunne genskabes.

Det er endvidere Freetrailers ansvar som dataansvarlig at sikre, at eventuelle databehandlere og disses eventuelle underleverandører ligeledes sletter de pågældende personoplysninger. Freetrailer fører løbende kontrol med, at sådan sletning af de pågældende personoplysninger rent faktisk sker.

Freetrailer sletter alle indsamlede personoplysninger uden unødig forsinkelse på det tidligste af de følgende tidspunkter:

  • På det tidspunkt, hvor behandlingen af de pågældende personoplysninger ikke længere er nødvendig for opfyldelsen af det formål, hvortil de pågældende personoplysninger blev indsamlet.
  • På det tidspunkt hvor Freetrailer ikke længere måtte have et behørigt retsgrundlag for den fortsatte behandling af de pågældende personoplysninger.

    Uanset ovenstående vil Freetrailer i visse tilfælde eventuelt være forpligtet i henhold til gældende lovgivning at opbevare personoplysninger i længere tid. Freetrailer vil i sådanne tilfælde begrænse behandlingen af de pågældende personoplysninger til sådanne aktiviteter, som er specifikt påkrævede i henhold til gældende lovgivning.

3. Kategorier af registrerede

Freetrailer indsamler og behandler personoplysninger om følgende kategorier af personer:

  • Medarbejdere
  • Kunder
  • Leverandører
  • Konsulenter/freelancere
4. Personoplysninger om medarbejdere

Med hensyn til medarbejdere indsamler og behandler Freetrailer følgende typer personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse
  • Cpr-nummer, alder
  • Skatteoplysninger, lønoplysninger og bankoplysninger
  • Oplysninger om helbredsmæssige forhold i forbindelse med medarbejderens eventuelle sygedage, herunder sygemeldinger, raskmeldinger og eventuelle lægeerklæringer
  • Oplysninger om eventuelle fagforeningsforhold
  • Straffeattester
  • Oplysninger om eksamensresultater og andre kvalifikationsgivende tests
  • Oplysninger vedrørende personlighedstests og andre individuelle tests
  • Dokumentation om efteruddannelse og eventuelle kurser
  • Oplysninger om udviklingsplaner, dokumentation fra medarbejderudviklingssamtaler og om faglige vurderinger af den pågældende medarbejder
  • Oplysninger om eventuelle arbejdsskader og arbejdsulykker
  • Advarsler og eventuelle skriftlige irettesættelser
  • Eventuelle andre interne notater om den pågældende medarbejder
  • Oplysninger om den pågældende medarbejders brug af Freetrailers IT-udstyr og arbejdsmæssige brug af telefoni og internetforbindelse
  • Eventuelt fotografi(er) af den pågældende medarbejder og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende
  • Freetrailers Servicebiler er udstyret med en GPS der altid fortæller hvor en servicebil befinder sig.
  • Derudover vil Freetrailer eventuelt også indsamle og behandle øvrige oplysninger om helbredsmæssige forhold eller religiøse tilhørsforhold, dog alene i den udstrækning dette måtte være nødvendigt eller relevant for den pågældende medarbejders sikkerhed, trivsel, funktion på arbejdspladsen eller udførelse af arbejdsopgaver.

Personoplysninger om medarbejdere slettes som følger:

  • Personoplysninger, som måtte være indsamlet i forbindelse med rekrutteringsprocesser, herunder både ved opslåede stillinger og ved modtagelse af uopfordrede ansøgninger, og hvor ansøgeren får et afslag, slettes senest 6 måneder efter afslaget, medmindre ansøgeren samtykker til længere opbevaring.
  • Personoplysninger om en medarbejders navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, cpr-nummer, alder, skatteoplysninger og lønoplysninger slettes umiddelbart efter 5 år efter ophør af det pågældende ansættelsesforhold.
  • Personoplysninger vedrørende en medarbejderes helbredsmæssige tilstand slettes snarest muligt efter ophør af den helbredsmæssige tilstand. Såfremt den helbredsmæssige tilstand har kunnet påvirke ansættelsesforholdet, vil de pågældende personoplysningerne dog blive slettet umiddelbart efter 5 år efter ophør af det pågældende ansættelsesforhold.
  • Personoplysninger om en medarbejders fagforeningsmæssige forhold slettes umiddelbart efter 5 år efter ophør af det pågældende ansættelsesforhold.
  • Straffeattester, som indsamles til brug for en rekrutteringsproces, hvor ansøgeren opnår ansættelse, slettes umiddelbart efter ansættelsesprocessens ophør.
  • Personoplysninger om en medarbejders personlige og faglige kvalifikationer, udvikling og uddannelse slettes umiddelbart efter 3 år efter ophør af det pågældende ansættelsesforhold, medmindre de pågældende oplysninger har kunnet påvirke ansættelsesforholdet, i hvilke tilfælde de slettes umiddelbart efter 5 år efter ophør af det pågældende ansættelsesforhold.
  • Personoplysninger om arbejdsskader og arbejdsulykker slettes umiddelbart efter 3 år efter ophør af det pågældende ansættelsesforhold.
  • Personoplysninger om advarsler og skriftlige irettesættelser slettes snarest muligt, når de ikke længere må anses for at være relevante for ansættelsesforholdet. Såfremt advarslerne eller irettesættelserne har kunnet påvirke ansættelsesforholdet, slettes de dog først umiddelbart efter 3 år efter ophør af begivenheden, der måtte have givet anledning til advarslen eller irettesættelsen.
  • Interne notater om en medarbejder slettes snarest muligt, når de ikke længere må anses for at være relevante for ansættelsesforholdet. Såfremt oplysningerne i de pågældende interne notater har kunnet påvirke ansættelsesforholdet, slettes de dog først umiddelbart efter 5 år efter ophør af ansættelsesforholdet.
  • Oplysninger om en medarbejders brug af Freetrailers IT-udstyr og arbejdsmæssige brug af telefoni og internetforbindelse slettes umiddelbart efter 3 år efter ophør af det pågældende ansættelsesforhold.
  • Fotografier af en medarbejder og kontaktoplysninger på en medarbejders nærmeste pårørende slettes umiddelbart efter ophør af det pågældende ansættelsesforhold.
5. Personoplysninger om kunder

Med hensyn til kunder indsamler og behandler Freetrailer følgende typer personoplysninger:

  • Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer
  • Kreditkortoplysninger, købshistorik
  • Kørekortnummer/personnummer
  • Bilens registreringsnummer

Personoplysninger om kunder slettes som følger:

  • Oplysninger om en kundes navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer slettes umiddelbart efter 5 år efter ophør af den pågældende transaktion, hvorved de pågældende oplysninger blev indsamlet. Såfremt den pågældende transaktion måtte hænge sammen eller på anden vis være knyttet til andre transaktioner på en sådan måde, at det med rimelighed kan siges, at transaktionerne hænger sammen, slettes oplysninger dog først 3 år efter ophør af sådanne andre transaktioner.
  • Oplysninger om en kundes fødselsdato og alder og oplysninger om en kundes købshistorik slettes inden for samme tidsfrist som kundens navn og adresse.
6. Personoplysninger indsamlet via leverandørforhold

Med hensyn til leverandører indsamler og behandler Freetrailer følgende typer personoplysninger:

  • Navn, navn på virksomhed personen er ansat i, adresse, e-mailadresse, telefonnummer på kontaktpersoner

Personoplysninger indsamlet via leverandørforhold slettes som følger:

  • Oplysninger om navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer på kontaktpersoner slettes umiddelbart efter 3 år efter ophør af leverandørforholdet.
7. Personoplysninger indsamlet via spørgeskemaer/nyhedsbreve

Med hensyn til spørgeskema og nyhedsbreve indsamler og behandler Freetrailer følgende typer personoplysninger:

  • Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer
  • Købsvaner

Personoplysninger indsamlet ved spørgeskema/nyhedsbrev slettes som følger:

  • Efter 5 år eller ved kontakt

SLETTEPOLITIK I SKEMAFORM

  • MEDARBEJDERE
  • TYPER AF OPLYSNINGER:

    Slettefrister:

  • Oplysninger fra rekrutteringsproces (ved afslag)

    Senest 6 måneder efter afslag.

  • Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer

    5 år efter ophør af ansættelsesforholdet.

  • Cpr-nummer, alder

    5 år efter ophør af ansættelsesforholdet.

  • Skatteoplysninger, lønoplysninger og bankoplysninger

    5 år efter ophør af ansættelsesforholdet.

  • Helbredsmæssige forhold (sygemeldinger, raskmeldinger, lægeerklæringer)

    Snarest muligt efter ophør af den helbredsmæssige tilstand. Dog 5 år efter ophør af ansættelsesforholdet, såfremt den helbredsmæssige tilstand har kunnet påvirke ansættelsesforholdet.

  • Fagforeningsforhold

    5 år efter ophør af ansættelsesforholdet.

  • Straffeattester

    Umiddelbart efter ansættelsesprocessens ophør.

  • Eksamensresultater og andre kvalifikationsgivende tests, Personlighedstests og andre individuelle tests, Efteruddannelse og eventuelle kurser & Udviklingsplaner, MUS-samtaler, faglige vurderinger.

    3 år efter ophør af ansættelsesforholdet. Dog 5 år efter ophør af ansættelsesforholdet, såfremt oplysningerne har kunnet påvirke ansættelsesforholdet.

  • Arbejdsulykker og arbejdsskader

    3 år efter ophør af ansættelsesforholdet. Dog 5 år efter ophør af ansættelsesforholdet, såfremt oplysningerne har kunnet påvirke ansættelsesforholdet.

  • Advarsler og skriftlige irettesættelser

    Snarest muligt, når de ikke længere er relevante for ansættelsesforholdet. Dog 3 år efter ophør af begivenheden, såfremt de har kunnet påvirke ansættelsesforholdet.

  • Andre interne notater

    Ved ophør af ansættelsesforholdet. Dog 5 år efter ophør af ansættelsesforholdet, såfremt de har kunnet påvirke ansættelsesforholdet.

  • Brug af IT og telefoni

    3 år efter ophør af ansættelsesforholdet.

  • Fotografi og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende

    Ved ophør af ansættelsesforholdet.

  • KUNDER
  • TYPER AF OPLYSNINGER

    Slettefrister:

  • Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, kørekortnummer, registreringsnummer på bil & Købshistorik

    5 år efter ophør af relevante transaktion. Dog 3 år efter ophør af eventuelle andre sammenhængende transaktioner.

  • LEVERANDØRER
  • TYPER AF OPLYSNINGER

    Slettefrister:

  • Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer (på kontaktpersoner)

    3 år efter ophør af leverandørforholdet.