Retningslinjer for sletting
Sist oppdatert den 15. november 2022 kl. 11.30
1. Generelle retningslinjer for sletting
Formålet med disse retningslinjene for sletting er å fastlegge og opplyse om de konkrete slettefristene som Freetrailer Danmark ApS («Freetrailer») bruker til de forskjellige typene personopplysninger som Freetrailer samler inn og behandler.
Som behandlingsansvarlig for innsamling og behandling av de personopplysningene som denne slettepolicyen omhandler, må Freetrailer innføre retningslinjer for når disse personopplysningene slettes.
Sletting av personopplysninger skal forstås slik at de fjernes fra Freetrailers fysiske og digitale arkiver og lagring, slik at Freetrailer ikke lenger har mulighet til å behandle dem. Slettede personopplysninger skal altså slettes fullstendig fra alle medier der de kan være lagret, og disse personopplysningene må ikke kunne gjenopprettes.
Det er Freetrailers ansvar som behandlingsansvarlig å sikre at eventuelle databehandlere og deres eventuelle underleverandører også sletter de aktuelle personopplysningene. Freetrailer fører kontinuerlig kontroll med at en slik sletting av de aktuelle personopplysningene faktisk skjer.
Freetrailer sletter alle innsamlede personopplysninger uten unødig forsinkelse på det tidligste av de følgende tidspunkter:
- På det tidspunktet behandling av de aktuelle personopplysningene ikke lenger er nødvendig for å oppfylle det formålet som personopplysningene ble innsamlet til.
- På det tidspunktet Freetrailer ikke lenger har rettslig grunnlag for fortsatt behandling av de aktuelle personopplysningene.
Til tross for det ovennevnte kan Freetrailer i visse tilfeller være forpliktet til å oppbevare personopplysninger lenger, i henhold til gjeldende lovverk. Freetrailer vil i så fall begrense behandlingen av personopplysningene til aktiviteter som er spesielt påkrevd i henhold til gjeldende lovverk.
2. Kategorier av registrerte
Freetrailer samler inn og behandler personopplysninger om følgende kategorier av personer:
- Medarbeidere
- Kunder
- Leverandører
- Konsulenter/frilansere
3. Personopplysninger om medarbeidere
Når det gjelder medarbeidere, samler og behandler Freetrailer følgende typer personopplysninger:
- Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
- Personnummer, alder
- Skatteopplysninger, lønnsopplysninger og bankopplysninger
- Opplysninger om helsemessige forhold i forbindelse med medarbeiderens eventuelle sykefravær, inkludert sykemeldinger, friskmeldinger og eventuelle legeerklæringer
- Opplysninger om eventuelle fagforeningsmedlemskap
- Vandelsattester
- Opplysninger om eksamensresultater og andre kvalifiserende prøver
- Opplysninger vedrørende personlighetstester og andre individuelle tester
- Dokumentasjon om etterutdannelse og eventuelle kurs
- Opplysninger om utviklingsplaner, dokumentasjon fra medarbeiderutviklingssamtaler og om faglige vurderinger av medarbeideren
- Opplysninger om eventuelle arbeidsskader og arbeidsulykker
- Advarsler og eventuelle skriftlige irettesettelser
- Eventuelle andre interne notater om medarbeideren
- Opplysninger om medarbeiderens bruk av Freetrailers IT-utstyr og jobbrelatert bruk av telefoni og internett
- Eventuelt fotografi(er) av medarbeideren og kontaktopplysninger for nærmeste pårørende
- Freetrailers servicebiler er utstyrt med en GPS som alltid forteller hvor en servicebil befinner seg.
- I tillegg kan Freetrailer også samle inn og behandle øvrige opplysninger om helse eller religiøs tilhørighet, men bare i den utstrekning dette er nødvendig eller relevant for medarbeiderens sikkerhet, trivsel, funksjon på arbeidsplassen eller utførelse av arbeidsoppgaver.
Personopplysninger om medarbeidere slettes som følger:
- Personopplysninger som er innsamlet i forbindelse med rekrutteringsprosesser, herunder både ved utlyste stillinger og ved mottak av uoppfordrede søknader, og hvor søkeren får avslag, slettes senest seks måneder etter avslaget, med mindre søkeren samtykker til lengre lagring.
- Personopplysninger om en medarbeiders navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, alder, skatteopplysninger og lønnsopplysninger slettes umiddelbart etter fem år etter at ansettelsesforholdet har opphørt.
- Personopplysninger vedrørende en medarbeiders helsetilstand slettes så snart som mulig etter at denne helsetilstanden har opphørt. Hvis helsetilstanden har kunnet påvirke ansettelsesforholdet, vil imidlertid disse personopplysningene bli slettet umiddelbart fem år etter at ansettelsesforholdet har opphørt.
- Personopplysninger om en medarbeiders fagforeningsmedlemskap slettes umiddelbart fem år etter at ansettelsesforholdet har opphørt.
- Vandelsattester som samles inn til bruk ved en rekrutteringsprosess der søkeren blir ansatt, slettes umiddelbart etter at ansettelsesprosessen er fullført.
- Personopplysninger om en medarbeiders personlige og faglige kvalifikasjoner, utvikling og utdannelse slettes umiddelbart tre år etter at ansettelsesforholdet har opphørt, med mindre opplysningene har kunnet påvirke ansettelsesforholdet. I så fall slettes de umiddelbart fem år etter at ansettelsesforholdet har opphørt.
- Personopplysninger om arbeidsskader og arbeidsulykker slettes umiddelbart tre år etter at ansettelsesforholdet har opphørt.
- Personopplysninger om advarsler og skriftlige irettesettelser slettes så snart som mulig når de ikke lenger kan anses å være relevante for ansettelsesforholdet. Hvis advarslene eller irettesettelsene har kunnet påvirke ansettelsesforholdet, slettes de imidlertid først umiddelbart tre år etter at hendelsen som var grunnlaget for advarselen eller irettesettelsen er over.
- Interne notater om en medarbeider slettes så snart som mulig når de ikke lenger kan anses som å være relevante for ansettelsesforholdet. Hvis opplysningene i de interne notatene har kunnet påvirke ansettelsesforholdet, slettes de imidlertid først umiddelbart fem år etter at ansettelsesforholdet har opphørt.
- Opplysninger om en medarbeiders bruk av Freetrailers IT-utstyr og jobbrelatert bruk av telefoni og internett slettes umiddelbart etter tre år etter at ansettelsesforholdet har opphørt.
- Fotografier av en medarbeider og kontaktopplysninger til en medarbeiders nærmeste pårørende slettes umiddelbart etter at ansettelsesforholdet har opphørt.
4. Personopplysninger om kunder
Når det gjelder kunder, samler og behandler Freetrailer følgende typer personopplysninger:
- Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer
- Kredittkortopplysninger, kjøpshistorikk
- Førerkortnummer/personnummer
- Bilens registreringsnummer
Personopplysninger om kunder slettes som følger:
- Opplysninger om en kundes navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer slettes umiddelbart fem år etter at transaksjonen der opplysningene ble innsamlet er fullført. Hvis transaksjonen henger sammen med eller på annen måte tilknyttet andre transaksjoner på en slik måte at man rimelig kan si at transaksjonene henger sammen, slettes opplysningene imidlertid først tre år etter at slike andre transaksjoner er fullført.
- Opplysninger om en kundes fødselsdato og alder og opplysninger om en kundes kjøpshistorikk slettes innen samme tidsfrist som kundens navn og adresse.
5. Personopplysninger innsamlet via levenradørforhold
Når det gjelder leverandører, samler og behandler Freetrailer følgende typer personopplysninger:
- Navn, navn på virksomheten der personen er ansatt, adresse, e-postadresse, telefonnummer på kontaktpersoner
Personopplysninger innsamlet via leverandørforhold slettes som følger:
- Opplysninger om navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer på kontaktpersoner slettes umiddelbart tre år etter at leverandørforholdet har opphørt.
6. Personopplysninger innsamlet via spørreskjemaer/nyhetsbrev
Når det gjelder spørreskjemaer og nyhetsbrev, samler og behandler Freetrailer følgende typer personopplysninger:
- Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer
- Kjøpevaner
Personopplysninger innsamlet ved spørreskjema/nyhetsbrev slettes som følger:
- Etter fem år eller ved kontakt
RETNINGSLINJER FOR SLETTING I SKJEMAFORM
- MEDARBEIDERE
- TYPER OPPLYSNINGER:
Slettefrister:
- Opplysninger fra rekrutteringsprosess (ved avslag)
Senest seks måneder etter avslag.
- Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer
Fem år etter opphør av ansettelsesforholdet.
- Personnummer, alder
Fem år etter opphør av ansettelsesforholdet.
- Skatteopplysninger, lønnsopplysninger og bankopplysninger
Fem år etter opphør av ansettelsesforholdet.
- Helsemessige forhold (sykemeldinger, friskmeldinger, legeerklæringer)
Snarest mulig etter opphør av den aktuelle helsetilstanden. Men fem år etter opphør av ansettelsesforholdet dersom helsetilstanden har kunnet påvirke ansettelsesforholdet.
- Fagforeningsmedlemskap
Fem år etter opphør av ansettelsesforholdet.
- Vandelsattester
Umiddelbart etter at ansettelsesprosessen er fullført.
- Eksamensresultater og andre kvalifiserende prøver, Personlighetstester og andre individuelle tester, Etterutdannelse og eventuelle kurs & Utviklingsplaner, MUS-samtaler, faglige vurderinger.
3 år efter ophør af ansættelsesforholdet. Dog 5 år efter ophør af ansættelsesforholdet, såfremt oplysningerne har kunnet påvirke ansættelsesforholdet.
- Arbeidsulykker og arbeidsskader
Tre år etter opphør av ansettelsesforholdet. Men fem år etter opphør av ansettelsesforholdet dersom opplysningene har kunnet påvirke ansettelsesforholdet.
- Advarsler og skriftlige irettesettelser
Så snart som mulig, når de ikke lenger er relevante for ansettelsesforholdet. Men tre år etter at hendelsen er over dersom de har kunnet påvirke ansettelsesforholdet.
- Andre interne notater
Ved opphør av ansettelsesforholdet. Men fem år etter opphør av ansettelsesforholdet dersom de har kunnet påvirke ansettelsesforholdet.
- Bruk av IT og telefoni
Tre år etter opphør av ansettelsesforholdet.
- Fotografier og kontaktopplysninger til nærmeste pårørende
Ved opphør av ansettelsesforholdet.
- KUNDER
- TYPER OPPLYSNINGER
Slettefrister:
- Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, førerkortnummer, registreringsnummer på bil & Kjøpshistorikk
Fem år etter den fullførte transaksjonen. Men tre år etter opphør av eventuelle andre sammenhengende transaksjoner.
- LEVERANDØRER
- TYPER AF OPPLYSNINGER
Slettefrister:
- Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer (på kontaktpersoner)
Tre år etter opphør av leverand.
