Löschrichtlinie

Zuletzt aktualisiert am 15. November 2022 um 11.30 Uhr

LÖSCHPOLITIK
1. ÜBERGEORDNETE RICHTLINIEN ZUM LÖSCHEN

Ziel dieser Richtlinien ist, dazu beizutragen, konkrete Fristen für das Löschen festzulegen und bekanntzugeben, die Freetrailer Danmark ApS („Freetrailer“) für unterschiedliche personenbezogene Daten anwendet, die von Freetrailer gesammelt und verarbeitet werden können.

Als Verantwortlicher für das Sammeln und Verarbeiten der personenbezogenen Daten, für die diese Löschpolitik gilt, führt Freetrailer Richtlinien dafür ein, wann diese personenbezogenen Daten gelöscht werden sollen.

Unter dem Löschen personenbezogener Daten ist zu verstehen, dass diese aus den physischen, wie auch digitalen Archiven von Freetrailer derart entfernt werden, dass Freetrailer keine Möglichkeit mehr hat, diese zu verarbeiten. Gelöschte personenbezogene Daten sind somit vollkommen von allen Medien zu löschen, auf denen sie gespeichert sein können, und diese personenbezogenen Daten dürfen nicht wiederhergestellt werden können.

Außerdem ist Freetrailer als Verantwortlicher dafür zuständig, sicherzustellen, dass eventuelle Auftragsverarbeiter und ihre eventuellen Subunternehmer die betroffenen personenbezogenen Daten ebenso löschen. Freetrailer kontrolliert laufend, dass dieses Löschen der betroffenen personenbezogenen Daten faktisch erfolgt.

Freetrailer löscht unverzüglich alle gesammelten personenbezogenen Daten zum frühesten der folgenden Zeitpunkte:

Zu dem Zeitpunkt, zu dem die Verarbeitung der betroffenen personenbezogenen Daten für den Zweck, zu dem sie gesammelt wurden, nicht mehr erforderlich ist.

Zu dem Zeitpunkt, zu dem Freetrailer nicht mehr über eine angemessene Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung der betroffenen personenbezogenen Daten verfügt.

Unbeschadet der vorstehenden Ausführungen ist Freetrailer in gewissen Fällen gemäß den geltenden Gesetzen verpflichtet, die personenbezogenen Daten über einen längeren Zeitraum vorzuhalten. In derartigen Fällen beschränkt Freetrailer die Verarbeitung der betroffenen personenbezogenen Daten auf derartige Tätigkeiten, die gemäß den geltenden Gesetzen spezifisch gefordert werden.

2. KATEGORIEN BETROFFENER PERSONEN

Freetrailer sammelt und verarbeitet personenbezogene Daten folgender Personenkategorien:

  • Mitarbeiter
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Berater/Freelancer
3. PERSONENBEZOGENE DATEN ZU MITARBEITERN

Freetrailer sammelt und verarbeitet folgende Arten personenbezogener Daten zu Mitarbeitern:

Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

Personennummer, Alter

Steuerdaten, Gehaltsangaben und Bankdaten

Informationen zu Gesundheitsaspekten in Verbindung mit eventuellen Krankheitstagen, auch Krankmeldungen, Gesundmeldungen und eventuellen ärztlichen Attesten

Angaben zu eventueller Gewerkschaftszugehörigkeit

Polizeiliche Führungszeugnisse

Angaben zu Prüfungsergebnissen und anderen qualifizierenden Tests

Angaben zu Persönlichkeitstests und anderen individuellen Tests

Dokumentation über Fortbildungen und eventuelle Kurse

Angaben zu Entwicklungsplänen, Dokumentation der Mitarbeiterentwicklungsgespräche und über fachliche Bewertungen der jeweiligen Mitarbeiter

Angaben zu eventuellen Verletzungen bei der Arbeit und Arbeitsunfällen

Mahnungen und eventuelle schriftliche Zurechtweisungen

Eventuelle andere interne Vermerke über den jeweiligen Mitarbeiter

Angaben über die Nutzung von Freetrailers IT-Ausstattung und Nutzung von Telefon und Internetverbindung im Zusammenhang mit der Arbeit durch den jeweiligen Mitarbeiter

Eventuelle Foto(s) des jeweiligen Mitarbeiters und Kontaktdaten der nächsten Angehörigen

Die Servicefahrzeuge von Freetrailer sind mit GPS ausgestattet, das jeweils anzeigt, wo ein Servicefahrzeug sich befindet.

Darüber hinaus sammelt Freetrailer ggf. auch sonstige Angaben über gesundheitliche Gegebenheiten oder Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft und verarbeitet diese, jedoch nur im erforderlichen oder relevanten Umfang für die Gesundheit, das Wohlergehen, die Funktion am Arbeitsplatz oder Ausführung von Arbeitsaufgaben des jeweiligen Mitarbeiters.

Personenbezogene Daten zu Mitarbeitern werden folgendermaßen gelöscht:

Personenbezogene Daten, die ggf. in Verbindung mit Einstellungsverfahren gesammelt wurden, dazu gehören auch solche bei Kündigungen und Eingang von Spontanbewerbungen, solche von abgelehnten Bewerbern werden spätestens 6 Monate nach Ablehnung gelöscht, sofern der Bewerber nicht einer längeren Vorhaltung zustimmt.

Personenbezogene Daten zu Namen, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Personennummer, Alter, Steuerdaten und Gehaltsangaben von Mitarbeitern werden 5 Jahre nach Ende des betroffenen Beschäftigungsverhältnisses sofort gelöscht.

Personenbezogene Daten zum Gesundheitszustand eines Mitarbeiters werden so schnell wie möglich nach Ende des Gesundheitszustandes gelöscht. Sofern der Gesundheitszustand sich auf das Beschäftigungsverhältnis hat auswirken können, werden die betroffenen personenbezogenen Daten umgehend nach Ablauf von 5 Jahren nach Beendigung des betroffenen Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

Personenbezogene Daten über die Gewerkschaftszugehörigkeit eines Mitarbeiters werden umgehend nach Ablauf von 5 Jahren nach Beendigung des betroffenen Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

Persönliche Führungszeugnisse, die für ein Einstellungsverfahren gesammelt werden, in dessen Verlauf der Bewerber eingestellt wird, werden unmittelbar nach Beendigung des Einstellungsverfahrens gelöscht.

Personenbezogene Daten über persönliche und fachliche Qualifikationen, Entwicklung und Ausbildung eines Mitarbeiters werden umgehend nach Ablauf von 3 Jahren nach Beendigung des betroffenen Beschäftigungsverhältnisses gelöscht, es sei denn, diese Daten haben sich auf das Beschäftigungsverhältnis auswirken können. In diesem Fall werden sie umgehend nach Ablauf von 5 Jahren nach Beendigung des betroffenen Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

Personenbezogene Daten über die Verletzungen am Arbeitsplatz und Arbeitsunfälle werden umgehend nach Ablauf von 3 Jahren nach Beendigung des betroffenen Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

Personenbezogene Daten zu Mahnungen und schriftlichen Zurechtweisungen werden so schnell wie möglich gelöscht, wenn sie für das Beschäftigungsverhältnis als nicht mehr relevant zu betrachten sind. Sofern Mahnungen oder Zurechtweisungen sich auf das Beschäftigungsverhältnis haben auswirken können, werden sie jedoch erst unmittelbar nach Ablauf von 3 Jahren gelöscht, nachdem die Begebenheit, die Anlass zu der Mahnung oder Zurechtweisung gegeben hat, aufgehört hat.

Interne Vermerke über einen Mitarbeiter werden so schnell wie möglich gelöscht, wenn sie für das Beschäftigungsverhältnis als nicht mehr relevant zu betrachten sind. Sofern die Angaben in dem betroffenen internen Vermerk sich auf das Beschäftigungsverhältnis haben auswirken können, werden diese jedoch erst unmittelbar nach Ablauf von 5 Jahren nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

Angaben über die Nutzung der IT-Ausstattung von Freetrailer und arbeitsbezogene Nutzung von Telefon und Internetverbindung durch einen Mitarbeiter werden unmittelbar nach Ablauf von 3 Jahren nach Beendigung des betroffenen Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

Fotos eines Mitarbeiters und Kontaktdaten der nächsten Angehörigen eines Mitarbeiters werden unmittelbar nach Beendigung des betroffenen Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

4. PERSONENBEZOGENE DATEN ZU KUNDEN

Freetrailer sammelt und verarbeitet folgende Arten personenbezogener Daten zu Kunden:

  • Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Kreditkartenangaben, Verkaufsverlauf
  • Führerscheinnummer/Personennummer
  • Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs

Personenbezogene Daten zu Kunden werden folgendermaßen gelöscht:

  • Angaben zu Namen, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eines Kunden werden umgehend 5 Jahre nach Ablauf der betroffenen Transaktion gelöscht, für welche die betroffenen Angaben gesammelt wurden. Sofern die betroffene Transaktion mit anderen Transaktionen zusammenhängt oder auf andere Art und Weise damit verbunden ist, so dass angemessen behauptet werden kann, dass die Transaktionen zusammenhängen, werden die Angaben jedoch erst 3 Jahre nachdem derartige andere Transaktionen nicht mehr bestehen gelöscht.
  • Angaben zum Geburtsdatum und Alter eines Kunden und Angaben zum Einkaufsverlauf eines Kunden werden innerhalb der gleichen Frist gelöscht, wie Name und Adresse des Kunden.
5. PERSONENBEZOGENE DATEN, DIE ÜBER EINE LIEFERANTENBEZIEHUNG GESAMMELT WERDEN

Freetrailer sammelt und verarbeitet folgende Arten personenbezogener Daten zu Lieferanten:

  • Name, Name des Betriebs, in dem die Person angestellt ist, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer der Kontaktpersonen

Personenbezogene Daten, die über ein Lieferantenverhältnis gesammelt werden, werden wie folgt gelöscht:

  • Daten zu Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Kontaktpersonen werden unmittelbar 3 Jahre nach Beendigung der Lieferantenbeziehung gelöscht.
6. PERSONENBEZOGENE DATEN, DIE ÜBER FRAGEBÖGEN/NEWSLETTER GESAMMELT WERDEN

Freetrailer sammelt und verarbeitet folgende Arten personenbezogener Daten mit Hilfe von Fragebögen und Newslettern:

  • Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Kaufgewohnheiten

Personenbezogene Daten, die über Fragebögen/Newsletter gesammelt werden, werden wie folgt gelöscht:

  • Nach 5 Jahren oder bei Kontakt

SCHEMATISCHE DARSTELLUNG DER LÖSCHPOLITIK

  • MITARBEITER
  • ART DER DATEN:

    Fristen für das löschen:

  • Daten aus Einstellungsverfahren (bei Absage)

    Spätestens 6 Monate nach Absage.

  • Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer

    5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

  • Personennummer, Alter

    5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

  • Steuerdaten, Gehaltsangaben und Bankdaten

    5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

  • Gesundheitsbezogene Umstände (Krankmeldungen, Gesundmeldungen, ärztliche Atteste)

    So bald wie möglich nach Beendigung des gesundheitsrelevanten Zustands. Jedoch 5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, sofern der gesundheitliche Zustand sich auf das Beschäftigungsverhältnis hat auswirken können.

  • Gewerkschaftszugehörigkeit

    5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

  • Polizeiliche Führungszeugnisse

    Unmittelbar nach Ende des Einstellungsverfahrens.

  • Prüfungsergebnisse und andere qualifizierende Tests, Persönlichkeitstests und andere individuelle Tests, Fortbildungen und eventuelle Kurse & Entwicklungspläne, Mitarbeiterentwicklungsgespräche, fachliche Bewertungen

    3 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Jedoch 5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, sofern die Angaben sich auf das Beschäftigungsverhältnis haben auswirken können.

  • Arbeitsunfälle und Verletzungen bei der Arbeit

    3 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Jedoch 5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, sofern die Angaben sich auf das Beschäftigungsverhältnis haben auswirken können.

  • Mahnungen und schriftliche Zurechtweisungen

    So bald wie möglich, wenn diese für das Beschäftigungsverhältnis nicht mehr relevant sind. Jedoch 3 Jahre nach Ende der Begebenheit, sofern diese sich auf das Beschäftigungsverhältnis hat auswirken können.

  • Sonstige interne Vermerke

    Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Jedoch 5 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, sofern sie sich auf das Beschäftigungsverhältnis haben auswirken können.

  • Nutzung von IT und Telefonie

    Nutzung von IT und Telefonie 3 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

  • Fotografie und Kontaktdaten nächster Angehöriger

    Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

  • KUNDEN
  • ART DER DATEN

    Fristen für das löschen:

  • Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Führerscheinnummer, Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs & Verkaufsverlauf

    5 Jahre nach Ende der relevanten Transaktion. Jedoch 3 Jahre nach Ende eventueller anderer im Zusammenhang stehender Transaktionen.

  • LIEFERANTEN
  • ART DER DATEN

    Fristen für das löschen:

  • Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (der Kontaktpersonen)

    3 Jahre nach Beendigung der Lieferantenbeziehung.