Beleid inzake gegevensbewaring
Laatst bijgewerkt op 15 november 2022 om 11.30 uur
1. Algemene richtlijnen voor verwijdering
Het doel van dit wisbeleid is te helpen bij het bepalen van en informatie te verstrekken over de specifieke termijnen voor het wissen die Freetrailer Danmark ApS (“Freetrailer”) toepast op de verschillende soorten persoonsgegevens die Freetrailer kan verzamelen en verwerken.
Als verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot het verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens die onder dit wisbeleid vallen, moet Freetrailer richtlijnen opstellen voor wanneer deze persoonsgegevens worden gewist.
Onder verwijdering van persoonsgegevens wordt verstaan dat deze worden verwijderd uit de fysieke en digitale archieven en opslag van Freetrailer, zodat Freetrailer niet langer de mogelijkheid heeft deze te verwerken. Verwijderde persoonsgegevens moeten dus volledig worden gewist van alle media waarop deze eventueel zijn opgeslagen en het moet niet mogelijk zijn om de betreffende persoonsgegevens te reconstrueren.
Het is ook de verantwoordelijkheid van Freetrailer als verwerkingsverantwoordelijke om ervoor te zorgen dat eventuele gegevensverwerkers en hun onderaannemers de betreffende persoonsgegevens ook wissen. Freetrailer ziet er voortdurend op toe dat deze verwijdering van de betreffende persoonsgegevens daadwerkelijk plaatsvindt.
Freetrailer verwijdert alle verzamelde persoonsgegevens zonder onnodige vertraging op het vroegste van de volgende tijdstippen:
- Op het moment dat de verwerking van de betreffende persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is voor de verwezenlijking van het doel waarvoor de betreffende persoonsgegevens zijn verzameld.
- Op het moment dat Freetrailer niet langer een passende rechtsgrondslag heeft voor de verdere verwerking van de betreffende persoonsgegevens. Niettegenstaande het bovenstaande kan Freetrailer in bepaalde gevallen op grond van de toepasselijke wetgeving verplicht zijn persoonsgegevens langer te bewaren. In dergelijke gevallen zal Freetrailer de verwerking van de betreffende persoonsgegevens beperken tot activiteiten die specifiek door de toepasselijke wetgeving worden vereist.
2. Categorieën van betrokkenen
Freetrailer verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:
- Werknemers
- Klanten
- Leveranciers
- Adviseurs/freelancers
3. Persoonsgegevens van werknemers
Met betrekking tot werknemers verzamelt en verwerkt Freetrailer de volgende soorten persoonsgegevens:
- Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres;
- Deense CPR-nummer, leeftijd;
- Belastinginformatie, salarisinformatie en bankgegevens;
- Gezondheidsinformatie in verband met ziekteverzuim, inclusief doktersverklaringen en rapporten;
- Informatie over lidmaatschap van een vakbond;
- Strafblad;
- Examenuitslagen en andere kwalificaties;
- Resultaten van persoonlijkheids- en andere individuele tests;
- Documentatie over aanvullende opleidingen en cursussen;
- Informatie over ontwikkelingsplannen, functioneringsgesprekken en professionele beoordelingen;
- Informatie over arbeidsongevallen en beroepsziekten;
- Schriftelijke waarschuwingen;
- Interne notities over de werknemer;
- Informatie over het gebruik van IT-apparatuur en zakelijke telefoons/internet;
- Foto’s van de werknemer en contactgegevens van een contactpersoon in noodgevallen.
De bedrijfsauto’s van Freetrailer zijn uitgerust met GPS die de locatie van de auto bijhoudt.
Freetrailer kan ook andere informatie verzamelen en verwerken over gezondheid of religieuze overtuiging, maar alleen voor zover dit noodzakelijk of relevant is voor de veiligheid, het welzijn, de functie op de werkplek of de taakuitvoering van de werknemer.
Verwijdering van persoonsgegevens van werknemers:
- Gegevens verzameld in het kader van wervingsprocessen worden uiterlijk 6 maanden na afwijzing gewist, tenzij de sollicitant toestemming geeft voor langere opslag.
- Persoonsgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, CPR-nummer, leeftijd, belastinginformatie en salarisinformatie worden onmiddellijk 5 jaar na beëindiging van het dienstverband gewist.
- Gezondheidsgegevens worden zo snel mogelijk gewist nadat de gezondheidskwestie is afgehandeld. Indien de kwestie invloed had op het dienstverband, worden deze gegevens 5 jaar na beëindiging gewist.
- Gegevens over vakbondslidmaatschap worden 5 jaar na beëindiging van het dienstverband gewist.
- Strafbladgegevens worden direct na afloop van het wervingsproces gewist.
- Persoonsgegevens over kwalificaties, ontwikkeling en opleiding worden 3 jaar na beëindiging van het dienstverband gewist, tenzij deze invloed hadden op het dienstverband, in welk geval de gegevens 5 jaar na beëindiging worden gewist.
- Gegevens over arbeidsongevallen worden 3 jaar na beëindiging van het dienstverband gewist.
- Schriftelijke waarschuwingen en interne notities worden gewist zodra ze niet langer relevant zijn, maar uiterlijk 3 tot 5 jaar na beëindiging van het dienstverband.
- Gegevens over IT-gebruik en professioneel telefoon-/internetgebruik worden 3 jaar na beëindiging gewist.
- Foto’s van de werknemer en contactgegevens van een contactpersoon in noodgevallen worden direct na beëindiging gewist.
4. Persoonsgegevens van klanten
Freetrailer verzamelt en verwerkt de volgende soorten persoonsgegevens van klanten:
- Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer;
- Creditcardinformatie, aankoopgeschiedenis;
- Rijbewijsnummer/persoonlijk ID-nummer;
- Kentekennummer van voertuigen.
Verwijdering van persoonsgegevens van klanten:
- Gegevens zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer worden 7 jaar na de transactie gewist. Indien de transactie gerelateerd is aan andere transacties, wordt deze informatie 3 jaar na de laatste gerelateerde transactie gewist.
- Leeftijd, geboortedatum en aankoopgeschiedenis worden binnen dezelfde termijn gewist.
5. Persoonsgegevens verzameld via leveranciersrelaties
Freetrailer verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens van leveranciers:
- Naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer van contactpersonen.
Verwijdering van persoonsgegevens van leveranciers:
- Contactgegevens van leveranciers worden 3 jaar na beëindiging van de relatie gewist.
6. Persoonsgegevens verzameld via enquêtes/nieuwsbrieven
Freetrailer verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens via enquêtes en nieuwsbrieven:
- Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer;
- Koopgedrag.
Verwijdering van persoonsgegevens verzameld via enquêtes/nieuwsbrieven:
- Na 5 jaar of zodra Freetrailer wordt verzocht deze te verwijderen.
