Policy om borttagning

Senast uppdaterad den 15 november 2022 11:30

 
1. Allmänna riktlinjer för borttagning

Syftet med denna borttagningspolicy är att bidra till att fastställa och upplysa om de specifika tidsfrister för borttagning som Freetrailer Danmark ApS ( ”Freetrailer”) använder för olika typer av personuppgifter som Freetrailer kan samla in och behandla.

Som personuppgiftsansvarig i förhållande till insamling och behandling av personuppgifter som berörs av denna borttagningspolicy ska Freetrailer fastställa riktlinjer för när dessa personuppgifter ska tas bort.

Borttagning av personuppgifter ska förstås som att de tas bort från både Freetrailers fysiska och digitala arkiv och lagring, så att Freetrailer inte längre har möjlighet att behandla dem. Borttagna personuppgifter måste raderas helt från alla medier där de kan vara lagrade och det får inte vara möjligt att återställa dessa personuppgifter.

Som personuppgiftsansvarig ansvarar Freetrailer även för att säkerställa att alla personuppgiftsbiträden och deras underleverantörer också tar bort personuppgifterna. Freetrailer kontrollerar löpande att en sådan borttagning av personuppgifter faktiskt utförs.

Freetrailer tar bort alla insamlade personuppgifter utan onödigt dröjsmål vid den tidigaste av följande tidpunkter:

  • Vid tidpunkten då behandlingen av personuppgifter inte längre behövs för att uppfylla de syften i vilka personuppgifterna samlades in.
  • Vid tidpunkten då Freetrailer inte längre har en giltig rättslig grund för den fortsatta behandlingen av de berörda personuppgifterna.

Oavsett det ovanstående kan Freetrailer i vissa fall enligt tillämplig lag vara skyldiga att behålla personuppgifter längre. Freetrailer kommer i sådana fall att begränsa behandlingen av personuppgifter till sådana aktiviteter som specifikt krävs enligt gällande lag.

2. Registreringskategorier

Freetrailer samlar in och behandlar personuppgifter om personer i följande kategorier:

  • Medarbetare
  • Kunder
  • Leverantörer
  • Konsulter/frilansare
3. Personuppgifter og medarbetare

När det gäller medarbetare samlar Freetrailer in och behandlar följande typer av personuppgifter:

  • Namn, adress, telefonnummer, e-postadress
  • Personnummer, ålder
  • Skatteinformation, löneunderlag och bankuppgifter
  • Uppgifter om hälsofrågor i samband med dagar då medarbetaren är sjukfrånvarande, inklusive sjukanmälningar, återgång till arbete och eventuella läkarintyg
  • Uppgifter om eventuell facklig tillhörighet
  • Brottsregister
  • Uppgifter om provresultat och andra kvalificerande tester
  • Uppgifter rörande personlighetstester och andra individuella tester
  • Dokumentation på fortbildning och eventuella kurser
  • Uppgifter om utvecklingsplaner, dokumentation av utvecklingssamtal och professionella bedömningar av medarbetaren
  • Uppgifter om eventuella arbetsskador och arbetsolyckor
  • Varningar och eventuella skriftliga reprimander
  • Andra interna anteckningar om den berörda medarbetaren
  • Uppgifter om medarbetarens användning av Freetrailers IT-utrustning och professionella användning av telefoni och Internet
  • Eventuella foton på den berörda medarbetaren och kontaktuppgifter till närmast anhöriga
  • Freetrailers servicebilar är utrustade med GPS som alltid berättar var servicebilen befinner sig.
  • Dessutom kan Freetrailer samla in och behandla andra uppgifter om hälsa eller religiös tillhörighet, men endast i den utsträckning detta är nödvändigt eller lämpligt för medarbetarens säkerhet, välbefinnande, funktion på arbetsplatsen eller utförande av arbetsuppgifter.

Personuppgifter om medarbetare tas bort enligt följande:

  • Personuppgifter som kan samlas in under rekryteringsprocessen, både vid utlysta lediga tjänster och vid mottagandet av spontana ansökningar, utan att den sökande blir anställd, ska tas bort senast sex månader efter avslaget, såvida inte sökanden samtycker till längre lagring.
  • Personuppgifter om en medarbetares namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, ålder, skatteinformation och löneuppgifter tas bort så snart fem år har gått sedan det berörda anställningsförhållandet upphörde.
  • Personuppgifter som rör medarbetarnas hälsotillstånd tas bort så snart som möjligt efter att hälsotillståndet upphört. Om hälsotillståndet kan ha påverkat anställningsförhållandet kommer dessa personuppgifter att tas bort så snart fem år har gått sedan det berörda anställningsförhållandet upphörde.
  • Personuppgifter om en anställds fackliga relation tas bort så snart fem år har gått sedan det berörda anställningsförhållandet upphörde.
  • Uppgifter från brottsregister som samlas in för en rekryteringsprocess där den sökande blir anställd, tas bort omedelbart efter att anställningsprocessen är avslutad.
  • Personuppgifter om en medarbetares personliga och professionella kvalifikationer, utveckling och utbildning tas bort så snart tre år har gått sedan det berörda anställningsförhållandet upphörde, såvida inte denna information har kunnat påverka anställningsförhållandet, i vilket fall de tas bort så snart fem år har gått sedan det berörda anställningsförhållandet upphörde.
  • Personuppgifter om arbetsskador och arbetsolyckor tas bort så snart tre år har gått sedan det berörda anställningsförhållandet upphörde.
  • Personuppgifter om varningar och skriftliga reprimander tas bort så snart som möjligt när de inte längre bedöms vara relevanta för anställningsförhållandet. Om varningarna eller reprimanderna har kunnat påverka anställningsförhållandet tas de bort så snart tre år har gått sedan händelsen som gav upphov till varningen eller reprimanden inträffade.
  • Interna anteckningar om en medarbetare tas bort så snart som möjligt när de inte längre bedöms vara relevanta för anställningsförhållandet. Om uppgifterna i de relevanta interna anteckningarna kan ha påverkat anställningsförhållandet tas de bort så snart fem år har gått sedan anställningsförhållandet upphörde.
  • Uppgifter om en medarbetares användning av Freetrailers IT-utrustning och professionella användning av telefoni och internet tas bort så snart tre år har gått sedan det berörda anställningsförhållandet upphörde.
  • Fotografier på en medarbetare och kontaktuppgifter till en medarbetares närmaste anhöriga tas omedelbart bort när berört anställningsförhållande har upphört.
4. Personuppgifter om kunder

När det gäller kunder samlar Freetrailer in och behandlar följande typer av personuppgifter:

  • Namn, adress, e-postadress, telefonnummer
  • Kreditkortsinformation, köphistorik
  • Körkortsnummer/personnummer
  • Bilens registreringsnumme

Personuppgifter om kunder tas bort enligt följande:

  • Uppgifter om kundens namn, adress, e-postadress och telefonnummer tas bort så snart fem år har gått sedan tidpunkten för den berörda transaktionen, då informationen samlades in. Om transaktionen hänger ihop med eller har någon anknytning till andra transaktioner på ett sådant sätt att det skäligen kan sägas att transaktionerna hör ihop, tas uppgifterna bort när tre år har gått sedan en sådan transaktion skedde.
  • Uppgifter om en kunds födelsedatum, ålder och köphistorik tas bort inom samma tidsfrist som kundens namn och adress.
5. Personuppgifter som samlas in genom ett leverantörsförhållande

När det gäller leverantörer samlar Freetrailer in och behandlar följande typer av personuppgifter:

  • Namn, namn på företaget där personen är anställd, adress, e-postadress, telefonnummer till kontaktpersoner

Personuppgifter som samlas in via leverantörsförhållanden tas bort enligt följande:

  • Uppgifter om namn, adress, e-postadress och telefonnummer till kontaktpersoner tas bort så snart tre år har gått sedan leverantörsförhållandet avslutades.
6. Personuppgifter som samlas in via enkäter/nyhetsbrev

När det gäller enkäter och nyhetsbrev samlar Freetrailer in och behandlar följande typer av personuppgifter:

  • Namn, adress, e-postadress, telefonnummer
  • Köpvanor

Personuppgifter som samlas in genom enkäter/nyhetsbrev tas bort enligt följande:

  • Efter fem år eller genom kontakt

BORTTAGNINGSPOLICY I TABELLFORMAT

  • MEDARBETARE
  • TYPER AV UPPGIFTER:

    Frister för borttagande:

  • Uppgifter från rekryteringsprocessen (vid avslag)

    Senast sex månader efter avslaget.

  • Namn, adress, e-postadress, telefonnummer

    Fem år efter anställningsförhållandets upphörande.

  • Personnummer, ålder

    Fem år efter anställningsförhållandets upphörande.

  • Skatteinformation, löneunderlag och bankuppgifter

    Fem år efter anställningsförhållandets upphörande.

  • Hälsoförhållanden (sjukskrivningar, återgång till arbete, läkarutlåtanden)

    Snarast möjligt efter hälsotillståndets upphörande. Dock fem år efter anställningsförhållandets upphörande om hälsotillståndet kan ha påverkat anställningsförhållandet.

  • Fackliga relationer

    Fem år efter anställningsförhållandets upphörande.

  • Brottsregister

    Så snart rekryteringsprocessen är avslutad.

  • Provresultat och andra kvalificerande tester, Personlighetstester och andra individuella tester, Fortbildning och eventuella kurser & Utvecklingsplaner, utvecklingssamtal, professionella bedömningar.

    Tre år efter anställningsförhållandets upphörande. Dock fem år efter anställningsförhållandets upphörande om uppgifterna kan ha påverkat anställningsförhållandet.

  • Arbetsolyckor och arbetsskador

    Tre år efter anställningsförhållandets upphörande. Dock fem år efter anställningsförhållandets upphörande om uppgifterna kan ha påverkat anställningsförhållandet.

  • Varningar och skriftliga reprimander

    Så snart som möjligt när de inte längre är relevanta för anställningsförhållandet. Dock tre år efter att händelsen inträffade om den har kunnat påverka anställningsförhållandet.

  • Andra interna anteckningar

    Efter anställningsförhållandets upphörande. Dock fem år efter anställningsförhållandets upphörande om de kan ha påverkat anställningsförhållandet.

  • Användning av IT och telefoni

    Tre år efter anställningsförhållandets upphörande.

  • Foton och kontaktuppgifter till anhöriga

    Efter anställningsförhållandets upphörande.

  • KUNDER
  • TYPER AV UPPGIFTER:

    Frister för borttagande:

  • Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, körkortsnummer, bilregistreringsnummer & Köphistorik.

    Fem år efter att den relevanta transaktionen har avslutats. Dock tre år efter att andra eventuellt sammanhängande transaktioner avslutats.

  • LEVERANTÖRER
  • TYPER AV UPPGIFTER:

    Frister för borttagande:

  • Namn, adress, e-postadress, telefonnummer (till kontaktpersoner)

    Tre år efter att leverantörsförhållandet avslutats.

Line with QR code
Download Freetrailer App Sweden
Download App Sverige

Kom igång direkt! Skanna QR koden här eller sms:a ”Freetrailer” till 72626 så skickar vi en länk till appen